Kwaliteit in 2022

Activiteiten rond de zorgcyclus in 2022
In de meerjarenstrategie is onder andere aangegeven dat de ondersteuningsvraag van de cliënt het startpunt blijft van ons handelen. Werken vanuit de zorgcyclus is daarbij het uitgangspunt. In de zorgcyclus wordt er cyclisch met elkaar gewerkt om de zorg en ondersteuning af te stemmen, uit te voeren en te evalueren. Hierbij is het noodzakelijk dat er vanuit de driehoek en professionals samengewerkt wordt en dat er zicht is op de vragen en wensen van de cliënt.

Vanuit het uitgangspunt van de zorgcyclus gaan we per 1 mei 2023 integraal samenwerken binnen het nieuwe integraal cliëntendossier (ICD) Pluriform. Vooruitlopend op de overstap naar het nieuwe ICD hebben er in 2022 workshops plaatsgevonden. Aan deze workshops hebben medewerkers van de 24-uurszorgverlening (wonen, dagbesteding en nachtzorg), vertegenwoordigers vanuit de verschillende behandeldisciplines, maar ook bijvoorbeeld managers en andere disciplines deelgenomen. Tijdens deze workshops is er vanuit een integrale zienswijze

gekeken naar de opbouw van het ICD en hebben we er met elkaar voor gezorgd dat het ICD ondersteunend is aan de zorgcyclus.

Daarop aansluitend zijn in het najaar van 2022 de leertrajecten ‘ICD – samenwerken in één dossier’ van start gegaan voor alle medewerkers van Zuidwester (dus ook bijvoorbeeld de Ondersteunende Diensten). In dit leertraject is iedereen opnieuw meegenomen in de zorgcyclus en hoe we met elkaar integraal kunnen samenwerken, waarvoor het nieuwe ICD een ondersteunend middel is. In het najaar van 2023 zal het integraal samenwerken in Pluriform intern geaudit worden.

Verder hebben we in 2022 doorlopend de reguliere leertrajecten van de zorgcyclus gehad, waarbij de afdeling Kwaliteit en Leren & Ontwikkelen ook dit jaar weer aansloten bij de laatste bijeenkomst. Hier wordt onder andere waardevolle input opgehaald om de informatievoorziening van de zorgcycluspagina op ‘Zo werken wij’ voor medewerkers up-to-date te houden.

Instrumenten in kaart:

Incidentmeldingen

Ook in 2022 is er weer actief gestuurd op het lerend verbeteren naar aanleiding van (bijna-)incidenten. We merken in de aanmeldingen van de leertrajecten dat nu bijna alle teams twee geschoolde personen binnen hun team hebben rondlopen met dit onderwerp als aandachtsgebied. Daarnaast is het ook een structureel gespreksonderwerp in de teamoverleggen. Wat betreft de aantallen is zichtbaar dat er in 2022 in totaal 7834 incidentmeldingen zijn gedaan ten opzichte van 7741 in 2021. De drie grootste noemers blijven agressie en (seksueel) grensoverschrijdend gedrag, medicatie en onveilige situaties. Vanaf Q2 2021 zijn we incidenten gaan melden binnen een andere meldroute met meer meldcategorieën. Dit maakt dat de meldingen over Q1 2021 in een eigen figuur staan.

Vanaf 1 mei 2023 worden de incidentmeldingen ondergebracht in het nieuwe ICD Pluriform. Dit betekent ook dat we in 2023 afscheid nemen van het systeem Triasweb. In 2022 zijn we daarom bezig geweest met het inrichten van de meldroute binnen het nieuwe systeem. Hierbij is er ook gebruikgemaakt van de input van de aandachtsfunctionarissen, die opgehaald is tijdens de leertrajecten. Voor medewerkers betekent dit weer een systeem minder; in plaats van dat zij een incidentmelding op twee plekken dienen te registreren, hoeft dit straks enkel nog maar in het cliëntdossier. Een incidentmelding wordt direct zichtbaar in de rapportage van de cliënt. Daarnaast wordt het analyseren van incidentmeldingen (bijvoorbeeld over een bepaalde periode) voor alle medewerkers en behandelaren, die betrokken zijn bij een cliënt, veel eenvoudiger.

Calamiteitenonderzoek

Zuidwester heeft veiligheid hoog in het vaandel staan. Het beleid is er dan ook op gericht de veiligheid van cliënten, medewerkers en bezoekers te waarborgen. Toch kan het voorkomen dat er iets misgaat en er een complicatie, incident, calamiteit of geweld in de zorgrelatie plaatsvindt. Het uitvoeren van een calamiteitenonderzoek biedt Zuidwester de kans om de diepte in te gaan en op zoek te gaan naar alle beschikbare en relevante informatie om de (mogelijke) oorzaken van de calamiteit te analyseren. Met als uiteindelijk doel om met elkaar te kunnen leren, verbeteren en vergelijkbare incidenten te voorkomen. Lees in het overzicht hieronder meer over calamiteitenonderzoek binnen Zuidwester in 2022.

Klachten

Ook in 2022 hebben de twee klachtenfunctionarissen vragen, opmerkingen of klachten van onze cliënten en/of hun (wettelijk) vertegenwoordigers in hun behandeling genomen. Het aantal in behandeling genomen klachten in 2022 was 44 ten opzichte van 38 in 2021. Er zijn vier klachten doorgestuurd naar de onafhankelijke externe klachtencommissie. De meeste klachten gingen over veiligheid, (gedwongen) verhuizing en ontvangen begeleiding/bejegening.
De klachtenfunctionarissen hebben in het kader van lerend verbeteren in 2022 ook een paar verbeterpunten doorgevoerd. Zo wordt er per klacht gewerkt met een registratieformulier, waarin puntsgewijs de acties kunnen worden bijgehouden. Dit formulier wordt na afhandeling ook gedeeld met de klager, zodat het transparant is welke stappen er gezet zijn. Ook wordt er na afhandeling van een klacht een evaluatieformulier aan de klager toegezonden om feedback op te halen over de wijze waarop hun klacht is afgewikkeld. Tot slot werken de klachtenfunctionarissen nauw samen met de cliëntvertrouwenspersonen; er is bekend wie welk expertise heeft en er wordt gebruikgemaakt van elkaars kwaliteit

Onvrijwillige zorg

In 2022 zijn er op organisatieniveau verschillende acties uitgevoerd omtrent de borging van de Wet zorg en dwang. Allereerst hebben we structureel de informatievoorzieningen, zoals procesbeschrijvingen, instructies voor medewerkers en het beleidsplan opnieuw bekeken om deze documenten up-to-date te houden en waar nodig te optimaliseren om het gebruik ervan te vereenvoudigen. Ook worden er protocollen opgesteld voor de negen vormen van onvrijwillige zorg en een eenduidige uitvoering te kunnen borgen. Hierin wordt onder andere beschreven wat er wordt verstaan onder deze vorm van onvrijwillige zorg, wat de randvoorwaarden dienen te zijn voor het uitvoeren van deze vorm, op welke wijze het vastgelegd dient te worden in het dossier van de cliënt en welke alternatieven er mogelijk zijn voor die specifieke vorm van onvrijwillige zorg.

Daarnaast zijn er binnen Zuidwester in de verschillende regio’s Superusers Wzd actief. In eerste instantie werden de Superusers ingezet op aanvraag van de medewerkers om bijvoorbeeld te ondersteunen bij het invullen van een registratieformulier voor (on)vrijwillige zorg in het ECD. Halverwege 2022 bemerkte het Wzd-bureau dat er binnen de regio’s weinig voortgang te zien was in het proces van het registreren van (on)vrijwillige zorg en het ECD vervuilde door registratieformulieren welke bleven hangen in het proces. Het Wzd-bureau besloot daarom om aan de hand van de data uit het ECD actief Superusers in te zetten op locaties waar de doorlooptijden flink opgelopen waren. Al snel zag het Wzd-bureau hier het resultaat van in de maandelijkse data waar het Wzd-bureau op acteert. Door deze positieve beweging is het actief inzetten van de Superusers in de regio’s een vaste werkwijze geworden.

Om de Wzd goed te borgen in het nieuwe ICD zijn er in 2022 meerdere testdagen geweest om het proces van het registreren van onvrijwillige zorg te doorlopen en controleren of dit voldoet aan de wet- en regelgeving. Binnen Zuidwester wordt er cyclisch gewerkt volgens de zorgcyclus. Op deze wijze stemmen de cliënt, medewerkers en verwanten de ondersteuning af, voeren deze uit en evalueren deze. In Fieritweb was de Wzd een losstaand onderdeel van de zorgcyclus. Een ontwikkeling waar Zuidwester erg tevreden over is, is de borging van de Wzd in de zorgcyclus in Pluriform. Zo is eventuele onvrijwillige zorg altijd onderdeel van een doel of afspraak in het Mijn Plan van de cliënt en wordt deze zorg geëvalueerd op de vereiste momenten.

Een belangrijk onderdeel van de Wet zorg en dwang is het reflecteren op en leren van de toepassing van onvrijwillige zorg en het blijven kijken hoe we als Zuidwester omgaan met vrijheid en veiligheid. Jaarlijks analyseren we de uitgevoerde onvrijwillige zorg op verschillende niveaus. De analyse geeft inzicht in de effecten van ons beleid rondom onvrijwillige zorg en geeft daarnaast de Inspectie Gezondheidszorg & Jeugd (IGJ) inzicht in de manier waarop Zuidwester terughoudend en zorgvuldig omgaat met deze ingrijpende vorm van zorg. Je leest de analyse over 2022 hier.

Als we kijken naar de toepassingen zien we dat er in 2021 72 unieke cliënten waren die onvrijwillige zorg hebben ontvangen en 140 registraties. In 2022 waren dit 88 unieke cliënten en 127 registraties. Er is daarmee een groei zichtbaar in het aantal cliënten dat onvrijwillige zorg ontvangt. We verwachten dat dit het gevolg is van de verdere borging van de Wzd binnen de organisatie. Tegelijkertijd zien we wel een afname van het totaal aantal registraties. Dit is lastig te duiden, omdat de vorige analyse voor de IGJ over de helft van 2021 is gedaan en de huidige analyse over heel 2022 is.

Cliëntvertrouwenspersonen zorg en Wet zorg en dwang

Zuidwester heeft vertrouwenspersonen waar de cliënt bij terecht kan met alle vragen en klachten. Deze personen helpen bij het verwoorden van vragen of klachten en welke acties ondernomen kunnen worden. De vertrouwenspersonen zijn onafhankelijk en niet in dienst van Zuidwester, maar bij het LSR. We kennen binnen Zuidwester twee soorten vertrouwenspersonen:

• De vertrouwenspersoon Zorg is in eerste instantie een luisterend oor. Cliënten of verwanten kunnen er terecht met hun verhaal. De vertrouwenspersoon luistert. Daarna bespreekt hij of zij of er vervolgstappen nodig zijn en welke mogelijkheden de cliënt daarvoor heeft. De vertrouwenspersoon Zorg ondersteunt de cliënt, als deze dat wil ook bij het opkomen voor zijn belangen.
• De Cliëntvertrouwenspersoon Wet zorg en dwang speelt een belangrijke rol in het beschermen en versterken van de positie van cliënten. Deze vertrouwenspersoon staat jou als cliënt of vertegenwoordiger bij en geeft advies in situaties rond:
• onvrijwillige zorg aan de cliënt
• de opname en het verblijf van de cliënt in een accommodatie
• het doorlopen van een klachtenprocedure, als een cliënt of zijn of haar vertegenwoordiger daarom vraagt.

In 2022 hebben de vertrouwenspersonen hard gewerkt aan hun zichtbaarheid in de organisatie door locatiebezoeken. De cliëntvertrouwenspersonen Wzd hebben in totaal 31 locatiebezoeken afgelegd. Er zijn rondleidingen gegeven aan de CVP Wzd op woonlocaties en dagbestedingslocaties. Deze rondleidingen zijn door cliënten en/of medewerkers gedaan. Er is op verschillende locaties voorlichting gegeven en er zijn gesprekken geweest met cliënten, familie, medewerkers en managers. Ook zijn de vertrouwenspersonen aangesloten bij overleggen van cliëntenraden en teamoverleggen om aandacht te geven voor hun rol, namelijk wat zij kunnen betekenen voor onze cliënten.

Interne audits
In het voorjaar van 2022 hebben er weer interne audits plaatsgevonden binnen Zuidwester. De thema’s die centraal stonden, waren het contracteren van onderaannemers door Zuidwester en de aan- en afwezigheidsregistratie op de dagbesteding, Zie hieronder in het visuele overzicht de uitkomsten.

Samen kunnen we de kwaliteit van de zorg verbeteren

Vanuit drie verschillende rollen blikken drie medewerkers van Zuidwester terug op het verbeteren van de kwaliteit in 2022. Naomi van der Veer als intern auditor, Frank Goedhart als calamiteitenonderzoeker en Linda Kok als klachtenfunctionaris. Tijdens het gesprek ontdekken ze dat ze vorig jaar aan dezelfde casus hebben gewerkt. “Is scholing voor pnillers nu verplicht? Daar zijn we heel blij mee!”

Lees het volledige verhaal